TL;DR
- Перевели ручной процесс подписания обходных листов при увольнении в Битрикс24 и сделали его прозрачным, управляемым и быстрым.
- Срок прохождения сокращён с 1–2 рабочих дней до 2 часов при сохранении контроля и качества.
- Убрали «узкие места» за счёт автоматического маршрута согласования, параллельного сбора виз и модуля заместителей.
- Вся история — в карточке смарт‑процесса, результаты — в архиве. Руководители и HR видят статус в реальном времени.
Контекст
Производственно‑логистическая компания, обслуживающая промышленные и нефтегазовые проекты. Распределённая структура: несколько подразделений в разных корпусах. До внедрения автоматизации обходной лист при увольнении оформлялся вручную: увольняющемуся сотруднику приходилось лично посещать бухгалтерию, IT, склад, охрану и др. службы.
Отдельная проблема — увольнение сотрудников, находящихся на вахте: в этом случае обходной лист приходилось проходить за них силами офисных сотрудников. В результате офисный сотрудник тратил рабочее время на «чужой» обход, а его собственные задачи простаивали.
Процесс занимал до двух рабочих дней, легко прерывался из‑за отпусков согласующих и плохо контролировался.
Цели и критерии успеха
- Сократить сроки прохождения обходного листа до рабочих часов, а не дней.
- Устранить простои из‑за отсутствия отдельных согласующих.
- Сделать процесс прозрачным для HR и руководителей (онлайн‑статус, трек истории).
- Сформировать единое хранилище согласованных документов с печатными формами.
Решение
Компания «Техдиректор» специализируется на автоматизации бизнес‑процессов. Для решения данной задачи мы использовали Битрикс24 — в частности, его модуль бизнес‑процессов (смарт‑процессы и роботы). Это позволило быстро описать цифровой маршрут согласования, настроить роли и замещение и обеспечить прозрачный контроль исполнения.
Ключевые элементы
- Автоматический маршрут согласования. Список визирующих формируется по оргструктуре и атрибутам сотрудника — скажем, автоматически подключается начальник участка.
- Параллельное согласование. Все ответственные получают задачи одновременно в зоне своей ответственности.
- Модуль «Роли и заместители для бизнес‑процессов». Если ответственный в отпуске/командировке, задачи автоматически перенаправляются заместителю.
- Модуль «Протокол согласования». В карточке сразу видно: кто согласовал, чьи решения ожидаются, какие комментарии оставлены; доступна печатная форма с отметкой даты/времени.
- Архивирование. После завершения стадия меняется на «Архив», где хранится согласованный обходной лист и история.
Как работает процесс — по шагам
- Инициация. HR или сотрудник (по регламенту) создаёт карточку «Обходной лист» в Битрикс24: ФИО, должность, дата увольнения, причина, подразделение и др.
- Маршрутизация. Система автоматически определяет участников и запускает параллельные задачи согласования.
- Согласование. Каждый участник ставит свою «визу» на обходной лист увольнения сотрудника: подтверждает увольнение и обязательно оставляет свои комментарии.
- Администрирование. Администратор может исключить ненужного визирующего или отправить на повторное согласование конкретным отделам.
- Протокол и печать. Протокол доступен в карточке и скачивается в формате Ворда при необходимости.
- Завершение и архив. Успешно согласованный лист автоматически уходит в архив смарт‑процесса.
Результаты
Показатели «До/После»
| Показатель | До | После | Как добились |
|---|---|---|---|
| Срок прохождения обходного листа | 1–2 рабочих дня | 2 часа | Параллельные визы и маршрут по оргструктуре |
| Риски задержек из‑за отсутствия визирующих | Высокие | Низкие | Автозамещение по ролям |
| Прозрачность статуса | Низкая | Высокая | Протокол в карточке, онлайновый статус |
| Централизованное хранение | Отсутствует | Есть | Архив смарт‑процесса |
Экономический эффект
После внедрения автоматизации прошло несколько месяцев, и мы решили провести анализ эффекта от нашего внедрения. На примере сентября 2025 года мы посчитали экономию времени в часах следующим образом:
- Экономия времени/мес:
N × (T₀ − T₁) - Стоимость часа:
месячная зарплата / нормо‑часы месяца - Экономия на трудозатратах/мес:
N × (T₀ − T₁) × Cₕᵣ - Срок окупаемости:
Затраты на внедрение / ежемесячная экономия
На примере сентября 2025 года:
- N — число увольнений за сентябрь 2025: 50
- T₀ — средняя длительность процесса до автоматизации: 8 ч
- T₁ — после: 2 ч
- Средняя зарплата участника процесса: 100 000 ₽/мес (с НДФЛ)
- Норма труда: 176 ч/мес (22 рабочих дня × 8 ч)
- Примерная стоимость часа Cₕᵣ = 100 000 / 176 = 568 ₽/ч
Расчёты
- Экономия времени/мес:
N × (T₀ − T₁)=50 × (8 − 2)= 300 ч - Экономия на трудозатратах/мес:
300 × 568= 170 400 ₽ - Экономия на 1 увольнение:
(8 − 2) × 568= 3 408 ₽ - Эквивалент загрузки:
300 ч / 176 ч≈ 1,70 FTE‑месяца
Усложнять расчёт ещё больше, включать в него взносы в СФР и ФСС мы уже не стали.
Резюме
С момента внедрения, наш клиент провёл процедуру увольнения уже больше 600 раз и сэкономил суммарно больше 2 млн ₽ расходов
Процесс увольнения стал быстрым, предсказуемым и управляемым: от ручного обхода по отделам к цифровому маршруту в Битрикс24 с полной видимостью статуса и архивом документов. Это снижает операционные риски, ускоряет кадровые процедуры и улучшает опыт всех участников.
«Техдиректор» внедряет решения, которые ускоряют и упрощают рутинные процессы. Если у вас есть похожая задача — обсудим и предложим оптимальный сценарий под ваш регламент.