Ускорили увольнение сотрудников в 25 раз и сэкономили клиенту больше 2 млн ₽

Контекст

Производственно‑логистическая компания, обслуживающая промышленные и нефтегазовые проекты. Распределённая структура: несколько подразделений в разных корпусах. До внедрения автоматизации обходной лист при увольнении оформлялся вручную: увольняющемуся сотруднику приходилось лично посещать бухгалтерию, IT, склад, охрану и др. службы.

Отдельная проблема — увольнение сотрудников, находящихся на вахте: в этом случае обходной лист приходилось проходить за них силами офисных сотрудников. В результате офисный сотрудник тратил рабочее время на «чужой» обход, а его собственные задачи простаивали.

Процесс занимал до двух рабочих дней, легко прерывался из‑за отпусков согласующих и плохо контролировался.

Цели и критерии успеха

1. Сократить сроки прохождения обходного листа до рабочих часов, а не дней.
2. Устранить простои из‑за отсутствия отдельных согласующих.
3. Сделать процесс прозрачным для HR и руководителей (онлайн‑статус, трек истории).
4. Сформировать единое хранилище согласованных документов с печатными формами.

Решение

Компания «Техдиректор» специализируется на автоматизации бизнес‑процессов. Для решения данной задачи мы использовали Битрикс24 — в частности, его модуль бизнес‑процессов (смарт‑процессы и роботы). Это позволило быстро описать цифровой маршрут согласования, настроить роли и замещение и обеспечить прозрачный контроль исполнения.

Ключевые элементы

• Автоматический маршрут согласования. Список визирующих формируется по оргструктуре и атрибутам сотрудника — скажем, автоматически подключается начальник участка.
• Параллельное согласование. Все ответственные получают задачи одновременно в зоне своей ответственности.
• Модуль «Роли и заместители для бизнес‑процессов». Если ответственный в отпуске/командировке, задачи автоматически перенаправляются заместителю.
• Модуль «Протокол согласования». В карточке сразу видно: кто согласовал, чьи решения ожидаются, какие комментарии оставлены; доступна печатная форма с отметкой даты/времени.
• Архивирование. После завершения стадия меняется на «Архив», где хранится согласованный обходной лист и история.

Как работает процесс — по шагам

1. Инициация. HR или сотрудник (по регламенту) создаёт карточку «Обходной лист» в Битрикс24: ФИО, должность, дата увольнения, причина, подразделение и др.
2. Маршрутизация. Система автоматически определяет участников и запускает параллельные задачи согласования.
3. Согласование. Каждый участник ставит свою «визу» на обходной лист увольнения сотрудника: подтверждает увольнение и обязательно оставляет свои комментарии.
4. Администрирование. Администратор может исключить ненужного визирующего или отправить на повторное согласование конкретным отделам.
5. Протокол и печать. Протокол доступен в карточке и скачивается в формате Ворда при необходимости.
6. Завершение и архив. Успешно согласованный лист автоматически уходит в архив смарт‑процесса.

Результаты

Показатели «До/После»

Экономический эффект

После внедрения автоматизации прошло несколько месяцев, и мы решили провести анализ эффекта от нашего внедрения. На примере сентября 2025 года мы посчитали экономию времени в часах следующим образом:

• Экономия времени/мес: N × (T₀ − T₁)
• Стоимость часа: месячная зарплата / нормо‑часы месяца
• Экономия на трудозатратах/мес: N × (T₀ − T₁) × Cₕᵣ
• Срок окупаемости: Затраты на внедрение / ежемесячная экономия

На примере сентября 2025 года:

• N — число увольнений за сентябрь 2025: 50
• T₀ — средняя длительность процесса до автоматизации: 8 ч
• T₁ — после: 2 ч
• Средняя зарплата участника процесса: 100 000 ₽/мес (с НДФЛ)
• Норма труда: 176 ч/мес (22 рабочих дня × 8 ч)
• Примерная стоимость часа Cₕᵣ = 100 000 / 176 = 568 ₽/ч

Расчёты

• Экономия времени/мес: N × (T₀ − T₁) = 50 × (8 − 2) = 300 ч
• Экономия на трудозатратах/мес: 300 × 568 = 170 400 ₽
• Экономия на 1 увольнение: (8 − 2) × 568 = 3 408 ₽
• Эквивалент загрузки: 300 ч / 176 ч ≈ 1,70 FTE‑месяца

Усложнять расчёт ещё больше, включать в него взносы в СФР и ФСС мы уже не стали.

Резюме

С момента внедрения, наш клиент провёл процедуру увольнения уже больше 600 раз и сэкономил суммарно больше 2 млн ₽ расходов

Процесс увольнения стал быстрым, предсказуемым и управляемым: от ручного обхода по отделам к цифровому маршруту в Битрикс24 с полной видимостью статуса и архивом документов. Это снижает операционные риски, ускоряет кадровые процедуры и улучшает опыт всех участников.

«Техдиректор» внедряет решения, которые ускоряют и упрощают рутинные процессы. Если у вас есть похожая задача — обсудим и предложим оптимальный сценарий под ваш регламент.