Автоматизировали согласование договоров в крупной производственной корпорации

Задача

К нам обратилась крупная инжиниринговая и производственная компания, работающая в сфере электроэнергетики и электротехнического оборудования. Она занимается проектированием энергосистем, поставкой и изготовлением электрооборудования, а также строительством «под ключ», пуско-наладочными работами и комплексным сопровождением энергетических объектов.

Среди ключевых задач отдельно выделялось согласование договоров, так как именно здесь сотрудники сталкивались с наибольшими затруднениями.

• Процесс занимал несколько дней, что напрямую влияло на сроки заключения сделок и запусков проектов.
• Руководителей приходилось «вылавливать» для подписи, что тормозило бизнес-операции.
• Исправления запускали документы на новый круг, из-за чего компания теряла время и упускала выгодные возможности.
• Появлялись десятки версий одного договора, что повышало риск ошибок, юридических споров и финансовых потерь.

Задача заключалась в том, чтобы внедрить систему, которая уберёт бумажную бюрократию, ускорит согласование с недель до часов, обеспечит единое актуальное хранилище договоров и даст прозрачность по статусу и ответственным на каждом этапе согласования.

Что мы сделали

Мы начали работу с анализа деятельности юридического департамента: подробно изучили существующую процедуру согласования документов внутри компании, определили последовательность этапов и точки, на которых процесс «застревал». Важно было понять, какие сотрудники и руководители вовлечены в согласование, как распределяются роли и ответственность, и какие каналы коммуникации используются для передачи документов. Такой аудит позволил выявить слабые места и заложить основу для построения автоматизированного решения.

В рамках проекта в Битрикс24 был создан отдельный раздел, в котором размещены реестры договоров, спецификаций к ним и протоколов разногласий. Такой структурированный подход обеспечивает удобный доступ ко всем связанным документам, позволяет быстро находить нужные материалы и исключает дублирование версий. Благодаря этому юридический департамент получил единое пространство для работы с договорной документацией, что значительно упростило контроль и сопровождение каждой сделки.

1 шаг: заявка на договор

Сотрудник компании инициирует процесс, заполняя электронную заявку на заключение договора. В заявке фиксируются все известные параметры будущего документа - предмет договора, сумма, сроки, стороны и иные условия. После этого заявка автоматически направляется на согласование руководителю структурного подразделения, который проверяет корректность и целесообразность заключения договора, прежде чем процесс переходит к следующему этапу.

2 шаг: договор и процедура согласования

После согласования заявки руководителем в Битрикс24 автоматически создаётся карточка будущего договора. На её основании формируется сам договор, который сразу направляется на согласование всем ключевым подразделениям: службе безопасности, юридическому и финансовому департаменту и бухгалтерии. Система организует параллельное согласование - каждый участник получает документ для проверки в рамках своей зоны ответственности. При этом процесс остаётся гибким: при необходимости можно подключить дополнительных сотрудников или экспертов, которые обычно не участвуют в согласованиях, но нужны для конкретного случая.

Отдельным преимуществом решения стало использование нашего модуля «Роли и заместители для бизнес-процессов». Этот инструмент сделал процесс ещё более гибким и устойчивым: система автоматически определяет, если кто-то из участников согласования находится в отпуске или командировке, и назначает вместо него замещающего сотрудника. Благодаря этому процедура согласования не прерывается и не затягивается, а компания всегда сохраняет контроль над сроками и качеством проверки договоров.

Каждый сотрудник, которому приходит задача согласования документа имеет возможности:

• Согласовать документ полностью
• Согласовать документ с замечаниями
• Выставить отказ в согласовании (с обязательным указанием причины отказа)

Руководитель, в свою очередь, помимо описанных выше возможностей, может попросить внести корректировки и отправить документ на доработку.

3 шаг: прогресс согласования

Для повышения прозрачности процесса мы внедрили ещё один наш инструмент - модуль «Протокол согласования для бизнес-процессов». Он позволяет в карточке договора сразу видеть всю информацию о ходе согласования: кто уже согласовал документ, кто отклонил его или оставил комментарии, а также чьё решение ещё ожидается:

Таким образом, сотрудники получают полную картину текущего статуса договора и могут оперативно реагировать на замечания коллег, что делает процесс понятным и управляемым для всех участников.

Протокол согласования распечатывается и сохраняется в архиве в виде бумажной копии, на которой фиксируется дата и время распечатки.

4 шаг: дальнейшие действия

После успешного прохождения согласования система в Битрикс24 автоматически переводит процесс на следующий этап - регистрацию и подписание договора. Менеджер получает пошаговое сопровождение, где на каждом этапе чётко прописаны действия, которые необходимо выполнить. Одним из ключевых требований бизнес-процесса является обязательное сохранение скана подписанного договора в CRM. Это гарантирует, что финальная версия документа всегда доступна в единой базе, привязана к карточке сделки и контрагента и может быть оперативно найдена для дальнейшей работы или при проведении проверок.

После завершения всех процедур, Битрикс24 автоматически берёт на себя контроль за сроками действия документа. Встроенные механизмы мониторинга позволяют заранее уведомить ответственного менеджера о приближении даты окончания договора. Таким образом, сотрудник вовремя получает сигнал и может инициировать процедуру продления или подготовки нового договора. Это исключает риск просрочек и обеспечивает непрерывность деловых отношений с контрагентами.

Что изменилось

В результате проведённого проекта мы выстроили для клиента полностью прозрачный и автоматизированный процесс согласования договоров в Битрикс24. Теперь каждый этап - от подачи заявки и её утверждения руководителем до регистрации подписанного договора и дальнейшего мониторинга сроков - проходит в цифровой системе, без задержек и потери информации.

Мы добились следующих итогов:

• Ускорение цикла согласования - документы перестали «застревать» у отдельных сотрудников, система автоматически перенаправляет их дальше по процессу. В отдельных случаях срок согласования сократился с недель до часов.
• Прозрачность статусов - благодаря модулю «Протокол согласования» участники всегда видят, кто согласовал договор, чьё решение ожидается и какие комментарии даны.
• Гибкость процессов - модуль «Роли и заместители» обеспечивает замену отсутствующих сотрудников, что исключает остановки при отпуске или командировке.
• Единое хранилище - все договоры, спецификации и протоколы разногласий собраны в структурированных реестрах, доступных в карточке договора.
• Контроль за сроками - система сама уведомляет менеджеров о приближении даты окончания договора, помогая вовремя инициировать процедуру продления.

Таким образом, компания получила надёжный инструмент, который не только оптимизировал работу юридического департамента, но и укрепил общий контроль за договорной деятельностью.

Команда Техдиректора специализируется на автоматизации бизнеса и внедрении решений, которые помогают компаниям работать быстрее, прозрачнее и эффективнее. Мы умеем выстраивать процессы «под ключ» - от анализа текущей ситуации до настройки инструментов и обучения сотрудников.

Если у вашей компании тоже есть задачи, связанные с согласованием документов, управлением договорами или оптимизацией других бизнес-процессов, мы будем рады обсудить их с вами и предложить решение, которое принесёт реальный результат. Обращайтесь к нам - и мы поможем сделать ваш бизнес удобнее и эффективнее.